Johdatus sisällönhallintaohjelmistoihin

Kaikki ketkä ovat hieman enemmän internet-sivustoja toteuttaneet, tulevat jossain vaiheessa törmäämään CMS-ohjelmistojen tarpeeseen. CMS-ohjelmistot ovat luonnollinen askel siirryttäessä ns. staattisista sivuista, dynaamisiin ns. tietokantapohjaisiin sivustoihin. Dynaamiset sivut ovat lähtökohta aina kun halutaan julkaista esim. hinnastoja tai käyttäjäkohtaista tietoa internet-sivustoille.

CMS-ohjelmistoja käyttäen kaikkea ei tarvitse luoda ja rakentaa alusta alkaen, vaan CMS-ohjelmistot tarjoavat valmista ja hyvin koeteltua tekniikkaa. CMS-ohjelmistoista löytyy vakiona mm. käyttäjien hallinta ja salasanasuojaus ominaisuudet, mahdollisuus extranet-sivustojen toteuttamiseen sekä parhaimmissa on integroituna mm. verkkokauppa-, keskusteluryhmä- ja muita asiointiosioita. Tämän takia CMS-ohjelmistot ovatkin tulleetkin erityisen suosittuiksi yritysten internet-sivustojen julkaisualustoiksi.

Oikean CMS-ohjelmiston valinnan vaikeudesta

Olen itse viimeisten kolmen-neljän vuoden ajan käyttänyt ja testannut erilaisia sisällönhallintaohjelmistoja (CMS). Kuten aina ohjelmistojen kanssa, niistä löytyy hyviä ja huonoja - mutta oikean valitseminen on aina ollut vaikeaa.
Vaikeus tulee siitä, kun pitäisi löytää tarpeeksi joustava, ominaisuuksiltaan riittävä mutta helposti ylläpidettävä järjestelmä. Kaiken lisäksi sen olisi toimittava optimaalisesti hosting-alustan kanssa. Kustannukset on aina merkittävä tekijä, kuten myös CMS:n koodinmuokkaamis- ja ulkonäön muutosmahdollisuudet.

Hyvin harvoin kaikkia näitä vaatimuksia on vaikea yhdistää. Tämän takia usein on tehtävä kompromisseja, kuten esim. autoa valittaessa. Et yksinkertaisesti saa ostettua Ladan hinnalla Mersua, mutta Mersukaan ei sovi ihan mihin tahansa käyttöön. Jos vaadit aivan viimeisen päälle tekniikkaa, on siitä myös oltava valmis maksamaan. Tyypillisesti monimutkaiset ja tekniset hienot ominaisuudet vaativat aina erityisosaamista, jonka tarjonta on rajallista (=kallista). Tätä asiantuntemusta tarvitaan mm. sivuston perustamisvaiheessa sekä silloin kun sivustoa halutaan kehittää lisää. Teknisesti vaativille sivuille on jopa koko CMS-järjestelmä rakennettava mittatilaustyönä, mutta hyvin harvoin todellinen tarve on näin vaativa.

Tässä artikkelissa pyrin ensisijassa antamaan kuvan millaisia CMS- eli sisällönhallintaohjelmistoja on saatavissa. Toissijaisesti pyrin antamaan myös ohjeita, joiden mukaan sopivimman CMS-ohjelmiston hankinta mielestäni kannattaisi tehdä (oma mielipiteeni).

Miksi CMS- eli sisällönhallintaohjelmistoja tarvitaan?

CMS_jarjestelma.jpgSisällönhallintaohjelmistot eli CMS-ohjelmistot ovat kokonaisuuksia, joilla "perus-Office" -taidot omaavat ihmiset pystyvät luomaan ja ylläpitämään internet-sivustoja. PerusOffice-taitojen lisäksi ylläpitäjien olisi suotavaa omata kuvankäsittelytaitoja sekä hieman myös muita internet-julkaisemiseen kuuluvia perustaitoja. Nämä taidot ei ole pakollisia, mutta ne helpottavat itse sivuston sisällön toteuttamista (mm. yksi kuva kertoo enemmän kuin tuhat sanaa).

Sisällönhallintaohjelmistojen käyttö mahdollistaa intenet-sivuston sisällöntuotannon hajauttamisen koko organisaatioon. Näin sivustojen tekeminen ja ylläpitäminen ei ole vain html-/css-/javascript gurujen yksinoikeus, vaan sivustoa voi tehdä kaikki tekstintuottamistaitoiset henkilöt.

Tämän takia kaikki vähän isompien tai kasvuhakuisten yritysten olisi edes harkittava CMS-ohjelmistoihin perustuvien internet-sivustojen käyttöönottoa. CMS-järjestelmien avulla mm. lomakkeiden, internet-sivujen sisällön tai Extranetin toteuttaminen helpottuu huomattavasti ja nopeasti. Periaatteessa pelkän selaimen (kuten Explorer tai Firefox) avulla aineistot ovat toteutettavissa ja julkaistavissa, kunhan sisällöntekijällä on pääsy CMS-järjestelmän ylläpidon puolelle.

CMS-pohjainen internet-julkaiseminen on nopein ja demokraattisin tapa ylläpitää sekä tehdä yrityksen internet-sivustoa. CMS-ohjelmistoa käyttämällä mm. yritysten tuotepäälliköt, markkinointi, johto ja henkilöstöhallinto pääsevät tekemään omat aineistonsa suoraan yrityksen internet-sivuille. Näin taataan parhaille sisällöntuottajille ja aihealueidensa asiantuntijoille suora pääsy tärkeään tiedottamisen, myynnin sekä tuoteinformation jakelukanavaan. 

Mitä CMS- eli sisällönhallintaohjelmistot harvemmin tekevät

Olen usein törmännyt erilaisiin olettamuksiin ja uskomuksiin siitä, mitä kaikkea CMS-ohjelmistoilla pitäisi pystyä toteuttamaan. Yksinkertaisesti CMS-ohjelmistot ovat ensisijassa sisällön tuottamiseen ja hallinnointiin soveltuvia ohjelmistoja. Ne eivät ole siis ERP-, CRM-, SCM- tai PLM-ohjelmistoja - nämä erityistarpeet vaativat omat erityissovelluksensa, jotka toivottavasti ovat liitettävissä osaksi myös CMS-ohjelmiston palveluita. Myös Flash-pohjaisten sivustojen päivitykseen harvemmin löytyy CMS-ohjelmistoja, koska Flash on itsessään binääridataa ja SWF-tiedostojen editoiminen vaatii Flash-ohjelmiston ja alkuperäisten luontitiedostojen omistamista.

Sen sijaan CMS-ohjelmistoista löytyy työvälineitä usein mm. tapahtumakalentereiden, linkkikirjastojen, tiedostojen latauspaikkojen sekä palautelomakkeiden tekemiseen. Nämä ominaisuudet löytyvät kaikista vähänkin kehittyneemmistä CMS-ohjelmistoista. Useimpiin CMS-ohjelmistoihin on saatavissa moduleita tai plug-ineja, joiden avulla hyvinkin laajat toiminnallisuudet ovat toteutettavissa.

Mikä vaikeuttaa CMS- eli sisällönhallintaohjelmistojen käyttöönottoa?

Lähes kaikki CMS-ohjelmistot asettavat vaatimuksia ns. hosting-alustalle, joka on palvelin jonka kautta tulevia internet-sivustoja tarjotaan luettavaksi. Nämä vaatimukset sisältävä usein mm. tietokantojen-, erilaisten kirjastojen- (esim. GD-lib, Zend Optimizer, WebDAV,) ja ohjelmointiympäristöjen käyttömahdollisuuksia. Tämä osaltaan voi pelottaa kokemattomampia "normaalien html-sivujen" tekijöitä, koska CMS-ohjelmistot on konfiguroitava hosting-alustan kanssa toimimaan.

On hyvä muistaa, ettei kaikki CMS-ohjelmistot toimi kaikilla mahdollisilla hosting-alustoilla, vaan CMS:n järjestelmävaatimukset ovat hyvinkin eroavia toisistaan. Hyvin harvoissa tapauksissa esim. pienempien yritysten kannattaisi edes rakentaa itselleen internet-palvelinta ja hosting-alustaa. Nämä on helpompi hankkia näitä palveluina tarjoavilta yrityksiltä (ns. ISP- ja ASP-palveluiden tarjoajat).

Toinen käyttöönottoa vaikeuttava tekijä on CMS-ohjelmistojen sovittamisen tarve. Tyypillisesti hankittua CMS-järjestelmää on modifioitava, jotta esim. ulkoasu ja muut määritykset tulevat vastaamaan lopulliselle internet-sivullesi määriteltyjä tarpeita. Myös tätä varten kannattaa harkita asiantuntevan osaamisen hankkimista yrityksen ulkopuolelta. Luonnollisesti jos yrityksen sisältä löytyy osaamista, niin silloin tätäkin voi yrittää toteuttaa myös itse (harvemmin löytyy). Vaikka nämä hosting- ja konfiguroinnin osaamisen tarpeet saattavat peloittaa osaa sivustojen tekijöistä, näitäkin pystyy opettelemaan. Tyypillisesti mm. OpenSource-pohjaiset CMS-ohjelmistot ovat ympäristöjä, joihin löytyy sovelluksen tarjoajan sivuilta hyviä vinkkejä ja opastusta.

Jokatapauksessa CMS-ohjelmistojen mukanaan tuomat edut ovat niin suuret, että CMS:n käyttöönottoa kannattaa ainakin yritysten harkita. Modernit CMS-ohjelmistot, sopiva hosting-alusta ja "sopiva" tekninen osaaminen mahdollistavat palvelun perustamisen. Mikäli myös internet-sivustojen koodaustaidot on jo olemassa, on hyvin helppoa muokata kaikista CMS-tiedostoista löytyviä valmiita sivupohjia. Olen itsekkin opetellut sivustojen muokkauksen sekä eri modulien asentamisen yrityksen ja erehdyksen kautta - ja vieläpä monella eri tuotteella.

| Ylös sivulla | Tarkistettu/muutettu: 05.01.2007/AML