Yritys rakentaa internet-sivustonsa

Tämän artikkelisarja on laaja kokonaisuus, jossa kuvataan internet-sivuston rakentamista ensisijassa yrityksen kannalta. Artikkelin yritys on n. keskiverto suomalainen yritys, joka haluaa käyttöönsä sivuston, jonka tekstisisällön peruspäivitykset ovat tehtävissä yrityksen itsensä toimesta. Tehtävän sivuston on tarkoitus toimia jatkossa tiedottamisen ja markkinoinnin pääkanavana. Näiden lisäksi artikkelissa sivutaan myös muita tarpeita - mutta ne eivät ole pääosassa. Tällä hetkellä kahdella kolmesta suomalaisista yrityksistä on jo internet-sivut ja näistä 90 % käyttää sivustoaan nimenomaan omien tuotteittensa markkinointiin. Vain n. 11 % käy verkossa kauppaa. 

Artikkelin painopistealueet

1. Antaa kuva yritykselle, mitä ja miten palveluita olisi syytä ostaa, mihin kannattaisi kiinnittää huomiota ja kuinka mahdollistetaan, että aloitettu projekti pysyy aikataulussa ja budjetoinnin raameissa.
2. Antaa kuva tuotantoratkaisuista eli erilaisista vaihtoehdoista, kuinka sivustoa voidaan ja kannattaisi toteuttaa teknisesti
3. Kuvataan ulkoisten resurssien tekemiä töitä, jotta tilaava yritys ymmärtää mistä he ovat maksamassa.

Nämä tavoitteet ovat kunnianhimoiset, mutta aloitetaanpa rohkeasti.

Eri osapuolet sekä tyypillinen tehtäväjako

01_resources.gifKäytettävät resurssit voidaan jakaa kahteen eri pääryhmään: sisäisiin ja ulkoisiin resursseihin.

Näitä resursseja ohjaa yrityksen sisällä toimiva projektivastaava, jonka tehtävänä koordinoida molempien resurssien tekemistä, kustannuksia ja tiedottamista. Yrityksen johdolla on myös merkittävä asema, jonka tehtävänä on varmistaa, että projekti saa tarvittavan taloudellisen tuen, päätökset sekä ohjata sisäisten resurssien toimintaa.

Sisäisten resurssien työtehtävät voidaan jakaa seuraaviin ryhmiin: tilannekartoitus, budjetti ja tavoitteiden määrittely, projektijohtaminen ja koordinointi (sisäiset ja ulkoiset resurssit, kustannukset), sisällöntuotanto ja hallinta, ylläpito ja markkinointi sekä asiakaspalvelu ja asiakaspalautteen kerääminen.

Ulkoiset resurssien työtehtävät voidaan jakaa seuraaviin ryhmiin: yrityksen tarpeiden selventäminen, rakenteen ja toiminnallisuuden määritteleminen, ulkoasun rakentaminen, hosting-alustan hankinta ja testaus (konfigurointi ja asennukset), sisällön tuotanto (käyttäjämäärittelyt) sekä lopputestaus ja perehdytys. Näiden lisäksi mm. ylläpito- ja etenkin kehittämistehtäviin voivat myös ulkoiset resurssit osallistua.

Yrityksen sisällä tarvittava osaaminen

Tuotantovaiheessa ehdottomasti tärkein yrityksen sisäisesti tarvittavista taidoista on projektijohtamisen taito. Internet-sivuston rakentamisprojekti on hyvin tyypillinen projektityö, jossa tarvittavat kuittaukset, linjaukset ja hyväksynnät on saatava ajallaan sekä niiden on oltava yksiselitteisinä ja täsmällisinä. Tällä varmistetaan, että tuotantoon osallistuvat tietävät mitä ja miten edetään tuotannossa. Muutoin projektista tulee helposti epämääräinen ja vaikeasti hallittava kaikille projektin osapuolille. Onnistuneeseen projektijohtamiseen palaan vielä myöhemmin. 

Projektityölle on tyypillistä kuittauksien, linjauksien sekä tarvittavien hyväksyntien tarve. Nämä tarpeet kohdistuvat mm. sivuston ulkonäköön, toiminnallisuuteen, valikoihin ja ominaisuuksiin liittyviin asioihin. Näitä päätöksiä tarvitaan lähes aina etupainoitteisesti, koska ei ole mielekästä tehdä työintensiivistä ja virheherkkään koodausta tai toiminnallisuuksien määrittelyjä vain olettamuksien perustella. Näitä päätöksiä EI voida tehdä ulkoisten resurssien toimesta (heillä ei ole valtaa eikä vastuuta tästä), ellei tästä ole erikseen sovittu. Suurin syy aikataulujen ja kustannusten ylittymiseen löytyy useimmiten juuri projektijohtamisen ongelmista. Huono projekti johtaminen aiheuttaa turhaa ja useaan kertaan tehtävää työtä, joka on myös laskutettavaa työtä. 

Projektivetäjän taidot muutoinkin avainasemassa, etenkin jos haluttu aikataulu- ja kustannustaso sivuston rakentamisvaiheessa voitaisiin saavuttaa. Yrityksen johdon tehtävänä on tiedottaa, ohjata sekä valvoa, että yrityksen sisällä sovitut tehtävät ja aikataulut toteutuvat. Myös tärkeimmät päätökset ja linjausten tekeminen on johdon tehtävä, jotta tulevasta sivustosta tulisi paras mahdollinen sekä yrityksen ja sen asiakkaiden tarpeisiin soveltuva. 

Yrityksestä on hyvä löytyä myös henkilöitä, joilla on osaamista mm. kuvankäsittelystä, tekstintuottamisesta sekä tiedottamisesta. Hyvin usein näitä löytyy markkinointiosastolta - mikäli ei löydy olisi hankittava apua ulkopuolisilta resursseilta (=kustannuksia). Vain poikkeustapauksissa koko sivuston sisällöntuotanto tai sen ylläpitäminen pystytään hankkimaan kokonaan ulkoisilta resursseilta.

Teknisillä valinnoilla helpotat sivuston ylläpidon osaamisvaatimuksia

Mikäli sivustojen tekniseksi ratkaisuksi valitaan ns. Content Management Systemin (CMS) hyödyntäminen, perustaidoksi riittää ns. "sihteeritaso". Sihteeritason taidot sisältävät samat taidot kuin esim. Wordin käytössä, johon on lisättävä vielä selaimen ja kuvankäsittelyn perustaidot.

Tekniset valinnat ja toiminnallisuus myös lisäävät ylläpidon osaamisvaatimuksia

Jos sivustolle on tarkoitus tehdä kauppapaikka tai muita erikoispalvelut - näiden ylläpito vaatii myös tuotepäälliköiltä vähintään "sihteeritason" osaamista sekä heidän oman osaamisalueensa erityistaitoja (hinnoittelu, saatavuus, tuotetiedot yms). Tuotepäälliköiden olisi pystyttävä itse päivittämään sivuston tietoja ja hintoja, koska he ovat vastuussa tuotteistaan ja tuotepäälliköillä on kaikkein ajantasaisin tieto. Näiden lisäksi kauppapaikka vaatii erityistyötä mm. tilausten käsittelyn ja muiden teknisten ratkaisuiden osalta. Lähtökohtaisesti täysimittainen internet-kaupan perustaminen ja ylläpitäminen on aina mittava projekti.

Internet-sivuston työvaiheet

Internet-sivuston rakentaminen jakaantuu viiteen selkeään työvaiheeseen: suunnitteluun, tuotantoon, markkinointi/tiedotus, ylläpitoon ja asiakaspalveluun sekä jatkokehittämiseen. Osa työvaiheista on päällekkäisiä ja jatkuvaa toimintaa, osa on projektikohtaisia kertatapauksia.

02_tasks.gif 

| Ylös sivulla | Tarkistettu/muutettu: 14.12.2006/AML