Suunnittelu: onnistunutta projektijohtamista

puzzle1.jpgOnnistuneen internet-sivuston projektijohtaminen on itseasiassa helppoa, kunhan tiedostetaan mitä, miten, kuka, miksi ja missä vaiheessa tulee tekemään töitä sekä yrityksen johdon tuki on olemassa. Nämä ovat perusedellytyksiä sujuvan tuotannon varmistamisessa. Työtä helpottamaan on projektijohtajan hyvä tehdä itselleen "tuotantosuunnitelma", jossa selviää tavoitteet, kustannusraamit, resurssit sekä suunnitelma aikatauluista ja tehtävistä töistä.
Ilman ennakkoon tehtyä tuotantosuunnitelmaa projekti voi "karata käsistä" - niin kustannusten kuin aikataulujenkin puolesta. Toisaalta hyvä tuotantosuunnitelma helpottaa projektinhallintaa sekä kaikki osalliset tietävät mitä on seuraavaksi tapahtumassa. Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty!

Hyvän tuotantosuunnitelman perusteet

Tuotantosuunnitelman on oltava kuin hyvä puku. Se ei kiristä, mutta ei ole myöskään liian väljä. Se myös mukautuu erilaisiin muuttuviin tilanteisiin. Kuten puvunkin hankinnassa - tarvitaan myös päätöksiä ja linjauksia, joiden perusteella pystytään lopullinen tuote toteuttamaan juuri haluttuun käyttötarkoitukseen räätälöitynä. Tätä linjausta tehdään mm. hyvällä tavoitteiden asettamisella. Tuotantosuunnitelmalla linjataan mitä, milloin ja kenen toimesta tapahtuu, jotta lopullinen sivusto saadaan valmiiksi. Tuotantosuunnitelman avulla on helppo hankkia tarjoukset ulkoisilta resursseilta sekä tunnistaa eri osapuolien toiminnasta johtuvat viivästykset.

Tuotantosuunnitelman peruselementtejä

1. Tavoitteet

Jotta tavoitteet voidaan asettaa on aiemmin mainittujen lähtöselvityksen tarpeiden oltava selvillä. Tavoitteiden yksityiskohtaisempaa asetettamista ja motivointia selvensin myös jo edeltävällä sivulla.

Esimerkki hyvin määritellystä tavoitteista, joka sisältää myös tehtävän antamisen:
"Viikolla 4 yritys X:n on käytössään valmis internet-sivusto, jota voidaan päivittää yrityksen sisäisin resurssein. Sivusto tulee toimimaan tiedottamisen ja markkinoinnin pääasiallisena kanavana, jonka sisällön tuottamiseen osallistuvat kaikki tuotevastaavat, markkinointi sekä myynti. Sivusto jakaantuu kuuteen pääosaan, jotka ovat yritysesittely, uutiset, tuotteet ja palvelut, suojattu extranet sekä palaute ja yhteystietojen osiot. Sivuston ulkoasua ja toiminnallisuuden toteutus hankitaan ulkoa ja sivuston sisältö tuotetaan talon sisäisesti nyt ja jatkossa. Viikolla 1 pidämme perehdytyksen sivuston käyttöön sekä nimeämme vastuulliset eri sisältöalueiden tekemiseen. Viikolla 2 on kaikkien myyjien ja tuotevastaavien varattava aikaa heille määrätyn sisällön tuottamiseen, joka edistyminen katsotaan ko. viikon perjantaina. Sisältö tuotetaan markkinoinnin henkilöiden X ja Y opastuksen ja ohjauksen mukaan. Tuotannosta on vastuussa projektipäällikkö Z, jota tukevat henkilöt X ja Y. Heidän kauttaan saat yksityiskohtaisempaa lisätietoa."

Näin meillä on selvillä sivustonrakenne, mitä/ketkä/milloin sisältöä tekevät ja kenen kautta sisällöntuottavat saavat apua. Näiden lisäksi on olemassa selkeä aikataulutus, vastuulliset nimetty sekä sivuston tavoite on myös määritelty. Tähän ei tarvitse tehdä kymmeniä PowerPoint-slideja, raportteja tai pitää mitään workshoppeja - vain yksiselitteisen selkeä ja tavoitteellinen tehtävän anto riittää.

Vielä kun yrityksen johto "motivoi" tekijöitä kertomalla "miksi tätä pitäisi tehdä nyt", "mitä etua uusi palvelu tuo yritykselle" ja kuinka tärkeänä johto pitää sivuston ajantasaisuutta jatkossakin - on meillä olemassa onnistumisen edellytykset valmiina.

2. Kustannusraamit

Kustannusraamit asetetaan useimmiten johdon toimesta. Tyyppillisesti kustannukset muodostuvat sisäisistä ja ulkoisista resursseista sekä erilaisista hankinnoista.

Tyypillisiä kustannuseriä ulkopuolelta on: hosting-alustan hankinta, sivuston suunnittelu (ulkoasu/toiminnallisuus), CMS:n konfigurointi ja testaus sekä muut kustannukset (palaverit, kuva-aineistot, sisällöntuotanto, erityistarpeet). Sisäisiä kustannuseriä on oman henkilökunnan työaika sekä perehdyttämiseeen ja koulutukseen liittyvät asiat.
Kustannusraamien asettaminen realistisiksi on välillä hieman hankalaa, mutta selkeä tehtävän anto ja rajaus (toimeksianto) sekä tavoitteiden asettaminen auttavat. Lopulliset raamien realistisuus selviää, kun on olemassa selkeät tarjoukset ulkoisesta tuotannosta sekä tarvittavista hankinnoista.

3. Resurssit

Yrityksen sisäisten resurssien valinta käsiteltiin aikaisemmalla sivulla. Eli kertauksena: yrityksen sisällä on olemassa projektipäällikkö sekä mielellään yksi/kaksi muuta, joiden tehtävänä tukea yrityksen omaa sisällöntuotantoa.
Ulkopuoliset resurssit päätetään mm. tarjousten sisällön ja tarjottavan palvelun soveltuvuuden perusteella.

4. Suunnitelma aikatauluista ja tehtävistä töistä

Aikataulujen määrittäminen edellyttää, että suhteellisen hyvin tiedetään mitä mihinkin työhön kuluu aikaa. Annan seuraavassa viittelliset arviot eri tehtävien aikatauluille (eivät ole kireitä). Aikataulut venyvät huomattavasti, jos tarvittavien linjausten tai päätösten tekeminen kestää kauan.

Erilaisia tehtäviä ja arvioita tarvittavasta työajasta:

a) Ulkoisten resurssien kilpailuttaminen ja vertaileminen
- noin 1-2 viikkoa, riippuen sivuston vaikeusasteesta

b) Hosting-alustan hankinta tai nykyisen muuttaminen soveltuvaksi
- uuden php/mysql/linux/apache alustahankinta ulkoa sekä .com, net päätteiden domainin hankinta n. 1 viikko
- .fi domainin hankinta n. 1 viikko lisää normaalin alustan hankinta-ajan lisäksi
- olemassaolevan alustan muuttaminen: pienet muutokset n. 1 viikko ja isommat tapauskohtaisesti

c) CMS-järjestelmän peruskonfiguraatio ja perusasetusten tekeminen
- helpohkot OpenSource-pohjaiset PHP/MySQL-alustat 1-3 päivää
- vaikeammat kofiguroinnit 1-2 viikkoa

d) Sivuston ulkoasusuunnitelma tekeminen ja CMS-järjestelmään sovittaminen:
- Olemassa olevan sivuston ulkoasun 1:1 siirtäminen uudelle alustalle 1-2 työpäivää
- Uudistetun sivustopohjan toteuttaminen 2-4 työpäivää per versio

e) Sisällöntuotanto
- aika on hyvin riippuvainen sisällön määrästä ja vaikeusasteesta sekä sisällöntuottamisen osallistuvien tekijöiden määrästä. Selkeät, tekstisisällöltään valmiit sivustot (alle 20 sivua) n. 2-4 työpäivää, jos tekijöitä on useita.
- kuvien hankinta: kuten teksti myös kuvien hankinta ja jalostaminen vaatii aikaa. Valmiista ja sopivasta kuva-aineistosta tehdään sivuston kuvat myös nopeammin.

f) Sivuston lopullinen testaus ja virittäminen
- noin 1 viikko perussivustoille, vaikeammille kauemmin

Näiden lisäksi on hyvä ymmärtää, että erilaiset palaverit ja projektin hallinnointi vievät myös aikaa. Hyvin erikoistuneiden ja monimutkaisten palveluiden valmiiksi tekeminen kestää huomattavasti kauemmin. Suosittelen myös, että sisällöntuottajien perehdyttämiseen ja kouluttamiseen varataan tarvittava määrä aikaa.

| Ylös sivulla | Tarkistettu/muutettu: 05.01.2007/AML