Suunnittelu: ulkoisten resurssien hankinta

Jos ja kun projektipäälliköllä on olemassa tuotantosuunnitelma on hyvin helppoa kuvata halutut työt myös ulkoisille resursseille. Esimerkkinä käyttämässäni tehtävän annossa rajattiin myös mitä tehdään talon sisäisesti ja mitä on tarkoitus tuottaa ulkoisten resurssien avulla. Tuotantosuunnitelma on antaa tarkan ja hyvän kuvan myös ulkopuolisille resursseille mm. tarjouksen laatimista varten.

Selvitykset ennen tarjouspyyntöjen lähettämistä

aineistoa.jpgProjektijohtajan ja markkinoinnin on ennen tarjouspyyntöjen tekemistä selvitettävä muutamia tärkeitä asioita. Näitä on sivuston ulkoasua määrittävät asiat, vakioidut tekstifraasit/sloganit, logon käyttö ja tarvittavan kuvamateriaalin hankinta.

Sivuston ulkoasua on helpointa määrittää, jos yrityksellä on käytössä graafinen ohjeisto. Tästä ohjeistosta selviää ainakin yrityksen viestinnässä käyttämät värit ja logot. Tämä on erinomaisen hyödyllinen dokumentaatio, myös internet-sivuston suunnitteluun.

Vakioiduilla tekstifraasit/sloganit ovat vakioituja yrityksen toimintaa tai liiketoimintaa kuvaavia tekstejä. Vakioituja tekstejä kannattaa käyttää linjan, koska niiden avulla asiakkaille saadaan toistettua yrityksen haluamaan viestiä samasanaisena ja samanhenkisenä. Esimerkkejä vakioiduista sloganeista on mm. Nokian "Connecting People" ja vakiofraasit ovat yleensä muotoa: "Yritys X myy, markkinoi ja valmistaa XXX-alan tuotteita, joiden asiakkaita ovat pääasiassa xxxx, yyy ja zzz-alan yritykset. Yritys on perustettu v. xxxx, henkilöstö on yhteensä xxx henkeä ja viime vuoden liikevaihto oli xxxx euroa."

Tarvittavat logot ja kuva-aineisto on helpointa katsoa, jos yritys on tehnyt esim. yritysesitteitä tai muita julkaistavaa aineistoa. Näitä vastaavia aineistoja voidaan käyttää myös internet-sivuston valmistamiseen. Mikäli yrityksellä EI ole vakioitua logoja tai edes kuva-aineistoa, on niiden tuottamiseen varattava myös aikaa. Logot on aina suunniteltava, mutta kuva-aineiston hankinnassa voidaan turvautua (ainakin osin) valmiisiin internetistä löytyviin kuvapankkeihin. Tarpeen vaatiessa internet-sivuston ulkoasuja suunnittelevat pystyvät avustamaan kuvavalintojen tekemisessä. Kuvapankkikuvien lisäksi on hyvä varautua, että yrityksen avainhenkilöistä sekä tiloista tarvitaan valokuvia (otetaan itse tai hankitaan valokuvaaja).

Tarjouspyynnön laatimisessa huomioitavia asioita

Tarjouspyyntöjä voi tehdä monella eri tavalla, mutta kaikkein olennaista on varmistaa että saatavat tarjoukset ovat keskenään vertailukelpoisia. Vertailukelpoisuuden valmistamiseksi on syytä vakioida tarjouksen ilmoitettavien hintojen, tehtävien töiden sekä selvittää ehtoja ja vastuualueita.

On hyvin vaikeaa listata kaikkia huomioitavia asioita yhdelle sivulle, koska tuotantoprosessit ja tarpeet ovat hyvin erilaisia. Olen kuitenkin luetellut muutamia olennaisimpia asioita, joista oikealla poiminnalla saadaan tapauskohtaisesti soveltuva tarjouspyyntö rakennettua.

a) hintojen ilmoittaminen
- kautta linjan hinnat joko ilman arvonlisäveroa tai arvonlisäverolla

b) yksittäisten asioiden/tehtävien hinnoittelun selvittäminen
- paljonko maksaa esim. CMS-järjestelmän hankinta ja suosittelemanne ohjelmiston nimi (kustannukset: vuositasolla, kertamaksuna vai onko ilmainen OpenSource-ohjelmisto)
- paljonko maksaa soveltuva hosting eli julkaisualusta (vuositaso, kuka vastaa ja mitä sisältää)
- paljonko maksaa sivupohja suunnittelun tekeminen per sivupohja (missä muodossa valmis html vai kuvana sekä kokonaishinta per sivupohja mieluiten)
- paljonko maksaa sivupohjien sovittaminen CMS:n alustalle ja CMS:n konfigurointi
- paljonko maksaa perehdyttäminen järjestäminen yrityksen henkilökunnalle (tuntihinta ja arvio tarvittavista tunneista esim. 10 hengelle, kahdessa erässä)
- paljonko maksaa perus ylläpito ja tuki CMS-julkaisualustalle (kuukaudessa, tunti/tapahtumahinta ja mitä töitä hinta sisältää)
- muut erikoisehdot, joita on mm. kuvien käyttöoikeudet, tekstin tuotannossa avustaminen hinta sekä aineiston omistus- ja käyttöoikeuksien laajuus (kuvien ja sivuston koodin käyttöoikeudet vähintään yritykselle, mielummin omistusoikeudetkin)
- selvennys onko muita erikseen veloitettavia asioita (trafiikki, palavereistä veloittaminen jne...)
- paljonko maksaa mahdollisesti tarvittavaat lisätunnit (tuntihinta, päivähinta)

c) toiminta tilanteissa jolloin tarjouksen hinnat ylitetään
- yksinkertaisinta on vaatia, että tarjouspyynnön hintojen ylittymisestä on viipymättä ja etukäteen tiedotettava ja neuvoteltava suoraan projektipäällikön kanssa. Ilman lupaa tunteja ei saa tehdä.

d) Tavoite aikataulu ja sen soveltuvuuden selvittäminen

e) Vastuualueet, toiminta ristiriitatilanteissa, sopimuksen irtisanominen ja laskutus
- vastuualueet, eli kuka vastaa ja miltä osin esim. CMS:n teknisestä toiminnasta tai vikatilanteissa. Myös varmuuskopioinnista (ns. Back-up) on hyvä olla selvyys
- toiminta ristiriitatilanteissa (yhteyshenkilöt, erimielisyydet, irtisanomismenettely)
- laskutus ajankohdat ja tapa

f) Luottamuksellisuuteen liittyvät asiat sekä siihen liittyvät sanktiot

g) Nimetyt yhteyshenkilöt ja heidän vastuualueensa. Kenen kanssa saatu tarjous voidaan käydä läpi.

h) Mihin mennessä saadut tarjouksen huomioidaan ja kuinka kauan saatavan tarjouksen on oltava voimassa.

i) Maininta kuinka tarjouskilpailun etenemisestä tiedotetaan

Itse tarjouspyyntöön sisällytettävät asiat

Ideaalisessa tapauksessa tarjouspyyntö sisältää seuraavat osaset: tehty tuotantosuunnitelma, graafinen ohjeisto, tietoa käytettävästä kuva/logo/tekstiaineistosta, sivuston tuleva rakenne ja laajuus sekä tarjouspyynnön laatimista/muotoa määrittävät tekijät. Näiden avulla on ulkoisten resurssien helpompi tehdä yksityiskohtainen tarjouspyyntö, joka sisältää halutut työt ja on vertailukelpoinen. Myös itse tarjouspyynnön ehtojen sanamuodot ja tyyli on itsekukin selvitettävä tapauskohtaisesti.

Vajaavaisilla tiedoilla tarjouspyyntöjen vaatiminen johtaa edestakaiseen soittelemiseen, sähköpostiliikenteeseen sekä siitä aiheutuvaan suhteellisen työlääseen selvitystyöhön. Tämä erillinen lisäselvittely voi johtaa väärinkäsityksiin sekä pahimmassa tapauksessa erilaistaa tarjousten sisältöjä. Kukaan ei tarkoituksella haluaisi tehdä eikä saada epämääräisiä tarjouksia, joita ei pysty keskenään edes vertailemaan. Tämän takia kannattaa kuluttaa aikaa varsinaisen tarjouspyynnön vakiointiin, selkeään tehtävän antoon sekä haluttujen työtehtävien selvittämiseen. Ilman vakiointia ja yksityiskohtaista sopimista itse tarjouksesta ja sen jälkeen projektityöstä tulee helposti kaaos, jonka hallinnoinnista tulee todellinen painajainen.

| Ylös sivulla | Tarkistettu/muutettu: 29.12.2006/AML