Tuotanto: sivuston valmistusprosessista

Tässä vaiheessa kun sisäiset ja ulkoiset resurssit on valittu, heille on tehtävät määritelty sekä toimeksianto on selkeä - alkaa sivuston valmistaminen. Näin siirrymme kaikkein intensiivisimpää projektityön vaiheeseen.
Kysymyksiä kysytään ja vastauksia tarvitaan. Tässä tehtävässä projektijohtajan rooli korostuu, koska hän on ensisijainen ja viimeinen yhteyshenkilö jolta tarvittavia vastauksia ja linjauksia haetaan. Hyvällä ennakkotyöllä kysymysvyöryä voidaan vähentää ja siksi ennakkosuunnitteluun kannattaisi aina panostaa.

Yleisesti tuotantoprosessista

prosessit.jpgKaikkein tärkeintä on saada työnkulku sujuvaksi ja tämä tapahtuu samanaikaisesti kahdella eri taholla. Näitä tahoja ovat yrityksen sisäinen sisällöntuotanto sekä ulkoisten resurssien tekemä julkaisualustan rakentaminen.
Itse olen verrannut tilannetta pesäpalloon, jossa voittava joukkue hallitsee sisä- sekä ulkovuoroihin liittyvät pelikuviot ja taktiikat. Tosin sivuston tuotantoprosessissa nämä vuorot tapahtuvat samanaikaisesti.

Lähtökohtaisesti mikään ei valmistu itsekseen, vaan tuotantoa on seurattava sekä tuettava aktiivisesti. Tämän takia projektijohtajalla on pesäpallosta tutun pelinjohtajan rooli. Johdon tuella myös "pelinjohtajalle" taataan mahdollisuus onnistumiseen. Yksittäiset pelaajat on siis saatava/motivoitava pelaamaan koko joukkueen voiton eteen.

Oikea tuotantoprosessi ulkoisten resurssien kanssa

Onnistuneen projektijohtamisen ansiosta on helppoa toimia ulkoisten resurssien kanssa. Työprosessi on ennakoitavissa ja useimmiten vastaukset pystytään antamaan jopa etukäteen. Näitä vastauksia löytyy tehdystä tuotantosuunnitelmasta, graafisesta ohjeesta sekä muista ohjeistavista materiaaleista.

Tämä on suositeltavin ja nopein mahdollinen tuotantotapa. Kaikki tietävät mitä tapahtuu sekä kuka tekee mitäkin ja missä vaiheessa. Hyväksyntien ja kuittausten on tultava ajallaan, jotta sivuston työstäminen etenee jouhevasti. Projektityöskentely on helppoa, kun kaikki osalliset ovat ammattilaisia projektityöskentelyssä ja tietävät kenen kautta kysyä tarvittavia lisätietoja.

Usein työprosessi etenee seuraavasti: tehdään esiselvitys sivustolla tarvittavista ominaisuuksista, valitaan hosting-alusta, valitaan soveltuva CMS-ohjelmisto, asennetaan ja esitestataan CMS-ohjelmisto, määritellään käyttäjätunnukset saadun ohjeen mukaisesti, rakennetaan ja hyväksytetään sivuston sivupohja, sovitetaan sivupohja sivustolle sekä tehdään CMS:lle tarkempi konfigurointi ja testaus. Näiden tuloksena meillä on käytössä julkaisualusta, jonne perehdytyksen jälkeen yrityksen työntekijät pääsevät siirtämään oman aineistonsa. Viimeisenä työvaiheena on sivuston lopullinen hiominen ja ulkoisten resurssien kannalta sivusto on valmis. Näin helppoa se on!

Todellisuudessa toimeksiannot ovat harvoin näin selkeitä, joten aikaa kuluu esiselvitysten tekemiseen. Tämän takia asiantunteva ja ennakoiva projektijohtaminen maksaisi itsensä moninkertaisesti takaisin.
Kun tiedetään mitä ja miten tehdään sekä suunta on oikea - tuotannon tehokkuus on aina huipussaan.

Oikea tuotantoprosessi sisäisten resurssien kanssa

Projektijohtaminen ulottuu myös yrityksen sisällä tehtävään työhön. Tämän takia projektijohtaja ja erikseen nimetyt henkilöt tukevat yrityksen sisältä löytyviä sisällöntuottajia.

Nämä sisällöntuottajat ovat avainasemassa ja heidän oltava motivoituneita itse aineiston tuottamiseen. Tästä motivoinnista ja prosessin toimivuuden valmistamiseksi tarvitaan yrityksen sisäistä tiedottamista, perehdyttämistä sekä selkeitä tavoitteiden ja vastuualueiden asettamisia. Tämä motivointi varmistetaan yrityksen toimivan johdon tuella. Mikään ei valmistu itsekseen ja sisällöntuotantoa on jatkuvasti seurattava. Sovittujen asioiden on saatava tapahtumaan ja kaikkien sisältövastuullisten toimesta. Sivustoa ei voida julkaista, ennenkuin kaikkien sivusto-osioiden sisältöosuudet ovat valmistuneet. Yksi kaikkien ja kaikki yhden internet-sivuston puolesta!

Lopullinen toimivuuden testaaminen ja sisällön lopullinen hiominen

Tekstisisältö olisi oikoluettava, jotta sieltä saadaan kirjoitusvirheitä ja linjattomuuksia pois. Tähän tehtävään usein esim. markkinoinnista löytyy parhaat voimavarat. Sivuston toiminnallisuutta on myös varmistettava ja tätä tehtävää tehdään mm. projektipäällikön ja sivuston rakentajien toimesta.

Lopullinen sivusto hyväksytään ja sen jälkeen markkinoinnin tehtävänä on sivusto lanseeraus.

| Ylös sivulla | Tarkistettu/muutettu: 30.12.2006/AML