Tuotanto: tekstisisällön tuottaminen

Content is a king on hyvin usein käytetty hokema, kun puhutaan erilaisten internet-sivustojen välisestä paremmuudesta. On totta, että usein karunkin näköistä sivuista saadaan hyviä internet-sivustoja, koska ne ovat sisältönsä puolesta erinomaisia ja asiakaslähtöisiä sivustoja.

Yksi tärkeimmistä internetin käyttötarkoituksista on tiedonhakeminen, joten internet-sivuston sisältöön kannattaa todella panostaa. Tekstisisällön tuottamisen este ei saa olla ulkonäköön liittyvät seikat, koska ulkoasu vain tukee sisällön omaksumista. Ulkoasulliset seikat ovat lisäarvo, jonka avulla autetaan itse viestin ymmärtämistä mm. sisältöä tukevien kuvien ja piirrosten avulla.

Missä vaiheessa tekstisisällön tuottaminen pitäisi aloittaa?

Välittömästi kun päätös ja linjaukset internet-sivustojen toteuttamisesta on tehty. Tekstisisällön tuottamisen hitaus on eräs suurimmista syistä miksi internet-sivuston julkaiseminen viivästyy. Itse sivuston tekninen toteutus tai olemassaolo EI ole este sisältätuotannon aloittamiselle, koska tekstiä voidaan kirjoittaa varastoon mm. Word- tai muilla tekstinkirjoitusohjelmilla. Tekstien etukäteen tuottaminen helpottaa huomattavasti sivuston rakenteen hahmottamista sekä kertoo onko yrityksen sisäisesti mahdollista tuottaa aineistoja sivustolle. 

Tekstisisällön tuottamisen yleisiä periaatteita

sivusto_plan.jpgTekstisisältöä ja sen ryhmittelemistä on hyvä hahmotella etukäteen, jotta halutut asiat löytyisivät lopullisilta sivustoilta helposti. Tätä on helpoin tehdä ns. sivustokartan avulla, jonka kuuluu projektipäällikön tehtäviin. Etukäteen tehty sivustokartta auttaa kaikkia osapuolia tekemään oman osuutensa sekä jäsentää myös itse tekstien tuottamista.

Sivustokartan avulla voidaan määrittää, mitkä ovat sivuston eri osiot, mitä ominaisuuksia/palveluita mistäkin osiosta löytyy ja siitä selviää kuinka sivujen valikot tulisi muodostaa. Sivustokartta nopeuttaa myös sivustokohtaisen erityiskoodauksen tarpeen selvittämistä. Silloin kun tiedetään missä on lomakkeet ja mitä niissä kysytään, voidaan tämä työ aloittaa jo ennen varsinaisen tekstin osioiden valmistumista.

Itse tekstien olisi oltava luonteeltaan "napakoita" sekä kieliasultaan kohteliasta perustekstiä. Kiinnitä erityishuomiota otsikoihin ja pyri sanomaan olennaiset asiat jo otsikoissa - vältä turhaa kikkailua. Tekstisisällön tuottamiseen tulisi osallistua yrityksen paras tietämys, eli tuotevastaavat kirjoittavat tuotteista, myynti myyntiin liittyvistä asioista, markkinointi hoitaa tiedottamista sekä johto hoitaa yrityksen esittelyyn liittyviä asioita. Näin saadaan oikeat sisältövastaavat sivuston eri osa-alueille sekä ajankohtaisinta tietoa.

Mikäli tekstin tuottamisen ongelmissa vedotaan kielioppi tai "en-mää-osaa" asenteeseen, on tähän tehokkasti puututtava mm. tekstirunkojen vakioinnilla, markkinoinnin aktiivisella avustamisella sekä perehdyttämisellä. Harjoitus tekee kaikista mestareita. Itse sisältö ja sen ajantasaisuus on tärkein arvo, jota sivustolla voi olla. Itse muoto ja ulkoasulliset seikat ovat vasta toissijaisia asioita, joiden parantamiseen löytyy apua esim. markkinoinnista. 

Yleisimmin käytetty yritysten internet-sivuston osioiden rakenne

Tänä päivänä lähes kaikki yritykset tekevät sivustoilleen seuraavia osioita. Yrityksen esittely, uutiset ja tiedotteet, yhteystiedot, tuotteiden ja palveluiden esittely sekä palaute/yhteydenotto kanava. Näiden lisäksi sivustoilla voi olla Extranet-osio kumppaneille, rekrytointipalvelut sekä tuotteet ja palvelut voivat olla toteutettuina esim. verkkokaupan muotoon. Mikäli yrityksen toiminta on suuntautunut myös ulkomaille, on sivustolta löydyttävä ainakin englanninkielinen sivuosio. Todella kansainvälisen yrityksen kannattaa harkita koko sivustonsa sisällön tekemistä kohdemaan mukaisina kieliversioina.

Miten yrityksen esittely kannattaa tehdä internet-sivustoille?

Ihan oikeasti... jos yrityksellä ei ole mitään sanottava itsestään, on sitä vaikea rakentaa menetystarinoiden ketjua myöskään internet-sivustolle. Kuitenkin todella harvoin tilanne on todella näin vakava.

Lähtökohtaisesti internet-sivustot yritystä esittelevät tekstien linjaukset selviävät yrityksen liiketoimintasuunnitelmasta (ns. business plan). Myös sivustolle tulevan yritystä esittelevien tekstien on tuettava tätä yrityksen johdon ilmaisemaa tahtotilaa ja liiketoimintaideaa. Liiketoimintasuunnitelman sisältö siis linjaa mitä yrityksestä kertovilla sivuilla lukee. Tämän takia yritystä esittelevien sivujen tuottamiseen olisi yrityksen johdon aktiivisesti osallistuva.

Tyyppillisestä yritysesittely osiosta löytyy mm. seuraavia asioita: yrityksen liiketoiminta ajatuksen esittely, yrityksen asiakaskunnan ja myytävien tuotteiden perusesittely, referenssejä sekä yksityiskohtaisempaa tietoa yrityksestä (liikevaihto, henkilömäärä, toimipaikat, yhteystietoja jne.). Pörssiyhtiöiden tiedottamiseen vaikuttaa luonnollisesti pörssiyrityksiä koskeva lainsäädäntö, joten näihin asioihin kannattaa erikseen paneutua. 

Uutiset ja tiedotteet osion tekstien tekeminen

Mikäli yritys tiedottaa ja uutisoi aktiivisemmin (vähintään 5-10 uutista vuodessa) on hyvä tehdä tiedotteille ja uutisille oma osionsa. Verkkaisemmassa tiedottamisessa kannattaa harkita tiedotteiden ja uutisten sijoittamista osaksi yritystä esittelevään osioon. Koska kysessä on tiedottaminen ja markkinointi, luonnollisesti markkinointi on oikea taho tämän sivuosion ylläpitämiseen.

Tuotteet ja palvelut osion tekstien ja sisällön tekeminen

Useimmiten kaikki yrityksen myyvät jotain, myynnin kohteena on joko tuote ja/tai palvelu. Hyvin usein myytävä tuote on kuitenkin yhdistelmä tuotteista ja palveluista. Tämän sivusto-osion sisältöä on tuotettava tuotevastaavien ja myynnin toimesta. Tätä päivitystä on heidän tehtävä itse, koska näin vastuu pystyy tuotteet ja myynnin parhaiten tuntevilla henkilöillä.

Toinen sivuston tuotteiden ja palveluiden esittelemiseen vaikuttava asia on mahdollinen verkkokaupan käyttäminen. Tässä tapauksessa verkkomyytävät tuotteet on vakioitava ja ne on tuotteistettava verkko-ostettaviksi kokonaisuuksiksi. Tuotteistamiseen osallistuvat markkinointi, tuotevastaavat, asiakaspalvelu ja myynnistä vastaavat. Näiden lisäksi verkkokaupan palveluihin kuuluvat olennaisesti asiakaspalvelu, tilausvahvistukset, hinnoitteleminen, tuotenumerot, maksutavat, myyntiehdot ja muut verkko-ostamiseen liittyvät erityisasiat. Verkkokaupan toteuttaminen on laaja kokonaisuus, johon en keskity tarkemmin tässä artikkelissa.

Kuitenkin oli sivustolla verkkokauppa tai ei, on tuotteet ja palvelu osioihin saatava aina ajantasaisinta tietoa, jonka yrityksen asiakkaat tuntevat lisäarvona ja palveluna.

Palaute- ja yhteydenottokanavan tekstien ja toiminnallisuuden tekeminen

Palaute- ja yhteydenottokanavia toteutetetaan useimmiten yhteydenottolomakkeilla. Sivustolta voi löytyä myös yksittäisten henkilöiden yhteystiedot (nimi, titteli, vastuualue, puhelin, email). Nykypäivänä suorien e-mail osoitteiden laittamista suoraan sivulle on vältettävä, koska ne keräävät ns. roskapostia. Erinomainen vaihtoehto on yhteydenottolomake, jonka kautta kaikki tiedustelut kanavoidaan. Tarpeen vaatiessa ns. captcha-ominaisuudella vähennetään lomakkeiden kautta tulevia roskapostituksia (esimerkki löytyy tämän sivun yhteydenottolomakkeessani). Tämä lomake tuotetaan useimmiten ulkoisten resurssien toimesta.

Muiden palveluiden ja toiminnallisuuksien tekeminen

Muita palveluita ja toiminnallisuuksien tekeminen on hyvin tapauskohtaista. Esimerkiksi Extranet ja sen sisältö on määriteltävä, jotta tiedetään mitä tekstejä ja ketä sitä luontevasti tulee myös päivittämään.

Yritysten sivuille tuskin kannattaa perustaa keskusteluryhmiä (foorumeita), ellei ne aktiivisesti tue yrityksen myyntiä. Myös kaiken maailman kuvagallerioiden ja vuorovaikutteisten kommentointi- ja chat-alueiden käyttöä on harkittava hyvin tarkasti. Tuskinpa ketään kiinnostaa esim. yrityksen omista pikkujouluista otetut kuvat, koska ne ei aktiivisesti tue yrityksen liiketoimintaa. Nämä keskustelualue-, kommentointi-, chat- ja kuvagalleria ominaisuudet on enemmän kerhojen, yksityishenkilöiden ja yhdistysten käyttöön soveltuvia ratkaisuja, joita voi rajatusti käyttää rajatulle ryhmälle esim. Extranetissä.

Kuitenkin erityisominaisuuksien kehittyminen on juuri nyt voimakasta ja itse odotan, että mm. internet-puheluiden ja erilaisten työtilasovellusten avulla voidaan tulevaisuudessa tuottaa hyvinkin asiakaslähtöisiä palveluita. Näihin ominaisuuksiin kannattaa palata myöhemmin. 

| Ylös sivulla | Tarkistettu/muutettu: 14.05.2007/AML